Behandling av personopplysninger om våre kunder

1. Innledning - Oversikt

Osloveien Bil AS respekterer og ivaretar personvernet til våre kunder. I dette dokumentet finner du når, hvordan og hvorfor vi behandler personopplysninger om deg som er vår kunde.

Med «kunder» mener vi her:

• Alle som har bestilt, kjøpt eller leaset produkter eller tjenester av oss.
• Alle som har bestilt prøvekjøring eller vist interesse for våre produkter, deltatt i våre konkurranser, kampanjer eller markedsundersøkelser, eller på annen måte vært i kontakt med oss i tilknytning til de produkter og tjenester vi tilbyr.
• Enkeltpersoner som er ansatt hos eller på andre måter opptrer på vegne av aksjeselskaper eller andre organisasjoner som er kunder hos oss.
• Tidligere kunder som vi eventuelt fortsatt måtte ha personopplysninger om.

Dette dokumentet utgjør bindende retningslinjer for Hyundais personale, slik at personopplysninger om våre kunder ikke skal kunne skje på annen måte enn beskrevet her. 

2. Kontaktinformasjon

«Behandlingsansvarlig» for Osloveien Bil AS behandling av personopplysninger om våre kunder er:

Osloveien Bil AS
Osloveien 5
1831 Askim

Organisasjonsnummer: 827400602MVA

Om du har noen spørsmål eller krav forbundet med vår behandling av personopplysninger som gjelder deg, kan du kontakte oss ved å sende en e-post til post@osloveienbil.no.

3. Hvilke personopplysninger behandler vi

Vi behandler bare slike personopplysninger om deg som kunde som er nødvendig for å administrere og forvalte kundeforholdet. Konkret kan dette innebære at vi behandler følgende opplysninger deg (NB! Vi vil ikke ha alle disse opplysningene om alle våre kunder): 

- Navn, adresse, telefonnummer og annen kontaktinfo, fødselsdato, personnummer, kopi av førerkort eller andre identifikasjonspapirer, stilling, arbeidsgiver, kontonummer som du benytter ved innbetalinger, historikk i kundeforholdet (hva du har kjøpt av oss og når og hvor du kjøpte det, prøvekjøringer du har bestilt, når bilen din har vært på verksted, tidspunkt for EU-kontroller), handlemønster og produktpreferanser, henvendelser du har gjort til oss, annen kontakt og kommunikasjon mellom deg og våre representanter, informasjon forbundet med reklamasjoner og tvister, betalingshistorikk/mislighold, medlemskap i foreninger eller annet som gir grunnlag for rabatter hos oss, forsikringer du tegner for våre produkter og informasjon om hvilke forsikringsselskap du bruker til dette, samt finansiering/bankforbindelser du bruker til å finansiere våre produkter med.

Vi behandler i utgangspunktet ingen sensitive personopplysninger (særlige kategorier) om våre kunder, med mindre det er aktuelt med helseopplysninger som frivillig gis oss i forbindelse med kjøp av spesialtilpassede biler.

Kilden til opplysningene vi har om våre kunder vil normalt være kunden selv, ved at kunden selv gir opplysninger ved registrering på nettet eller ved personlig kontakt med oss eller våre forhandlere, enten når kundeforholdet etableres eller senere. Opplysningene kan også genereres gjennom din egen aktivitet i forbindelse med kundeforholdet, som f.eks. når du kjøper noe eller retter en henvendelse til oss.

Vi vil i enkelte tilfeller kunne samarbeide med tredjeparter (f.eks. forretningspartnere, underleverandører av tekniske tjenester, betalingstjenester og leveringstjenester, reklamenettverk, analyseselskaper, søkemotortjenester og kredittopplysningsbyråer) og kan motta opplysninger om deg fra disse. Når du fyller inn enkelte opplysninger om deg selv på våre nettsider eller andre portaler (f.eks. ditt telefonnummer), vil ytterligere informasjon om deg (som f.eks. ditt navn og adresse) i noen tilfeller kunne bli automatisk innhentet for å lette jobben din med å fylle ut skjemaet, slik at dette fylles ut gjennom såkalt autoutfylling i stedet. Dette gjøres på grunnlag av informasjonstjenester vi får levert fra tredjeparter. Vi kan også innhente lister over potensielle kunder og informasjon om disse fra aktører i markedet som tilbyr dette. 

Der loven tillater det, kan vi kombinere opplysninger vi får fra andre kilder – blant annet fra sosiale medier – med opplysningene du oppgir til oss og som vi innhenter om deg, inkludert opplysninger fra informasjonskapsler. På bakgrunn av de kombinerte personopplysningene kan vi lage såkalte personprofiler, som kan brukes som ledd i vår markedsføring, herunder for å forbedre din brukeropplevelse på nettstedet vårt og for å gi deg informasjon, innhold og tilbud som er tilpasset behovene dine.

4. Formålet med behandlingen

Personopplysningene om våre kunder vil bli benyttet for at vi og våre forhandlere skal kunne administrere og forvalte kundeforholdet, herunder blant annet for at vi skal kunne kommunisere med og følge opp kundene våre, gjennomføre produktleveranser og på annen måte oppfylle avtaler vi har med kunden, informere om når bilen bør på service og når det er tid for EU-kontroll, fakturere, håndtere reklamasjoner og tvister, gjennomføre produkttilbakekall eller sende ut sikkerhetsvarsler, ha kjøretøyshistorikk for den enkelte bil i kjøretøyets levetid, samt undersøke kundetilfredshet. Informasjon om kundens bruk av våre produkter og nettsider og tilbakemeldinger kan også benyttes i vårt arbeid med produktforbedring og tjenesteforbedring/service og til statistikker forbundet med dette. Vi kan også bruke personopplysningene til å sende ut informasjon om tilbud og markedsføringsmateriale, samt til å vurdere når det vil være hensiktsmessig og sende ut hvilken type materiale til den enkelte kunde. 

5. Rettslig grunnlag

Behandlingen vil i noen tilfeller kunne ha rettslig grunnlag i personvernforordningens art 6(1) b) der den er nødvendig for å oppfylle vår avtale med kunden, eller for å gjennomføre tiltak på kundens anmodning før avtale inngås. Behandlingen vil i andre tilfeller kunne ha rettslig grunnlag i personvernforordningens art. 6 nr. 1 f) (interesseavveining). Den interesse selskapet forfølger vil i denne sammenheng være det som er angitt i punkt 4 ovenfor. Vi vil i noen tilfeller også kunne innhente samtykke fra våre kunder til behandlingen av personopplysninger, og vil i så fall ha grunnlag for behandlingen i personvernforordningens art. 6 (1), a).

6. Informasjon til kundene

Hyundai praktiserer åpenhet rundt vår behandling av personopplysninger. Kundene våre skal informeres om behandlingen av personopplysninger som vedrører dem. Dette skrivet skal derfor være tilgjengelig for kundene på selskapets nettside og andre relevante portaler, og det skal vises til dette skrivet med innlagt lenke på de sider der kunden kan registrere opplysninger om seg selv eller legger inn bestillinger. For kunder som er i kontakt med selskapet på annen måte, skal det gjøres oppmerksom at denne informasjonen er tilgjengelig når opplysningene samles inn fra kunden

7. Hvem får tilgang til opplysningene?

Hyundai vil i utgangspunktet begrense tilgangen til personopplysningene om sine kunder til de personer i Hyundai og hos forhandlerne som har «tjenstlig» behov for slik tilgang ut fra de formål som er nevnt under punkt 4 ovenfor. Kundeopplysninger vil utveksles mellom Hyundai og forhandlerne, da vi har et felles ansvar overfor – og behov for kontakt med - våre kunder. Hyundai kan også ved behov dele disse opplysningene med sine underleverandører og andre samarbeidspartnere, og ved særskilt behov også selskapets rådgivere, revisorer, advokater, IT-konsulenter og andre. Personopplysningene kan også overføres til og lagres i vår kundeportal (myHYUNDAI), slik at du som kunde enkelt får tilgang til opplysninger om dine egne kundedata og kjøpshistorikk.

I den grad det foreligger rettslig grunnlag for dette, vil opplysningene vil i rimelig utstrekning også kunne deles med andre kommersielle aktører som ønsker å kontakte kundene våre for å sende informasjon om produkter og tilbud som antas å være av interesse for våre kunder. 

8. Bruk av databehandlere og overføring til utlandet

Hyundai vil kunne benytte leverandører (databehandlere) som bistår selskapet med behandlingen av personopplysningene om våre kunder. Dette kan f.eks. skyldes at IT-driften eller back-up kopieringen av selskapets data kan være outsourcet til en ekstern leverandør. Selskapet vil også kunne overføre personopplysninger om sine kunder til utlandet, herunder også land utenfor EU/EØS der personvernet ikke er like godt beskyttet av lovgivningen som i Norge. Dette vil typisk også kunne skyldes bruk av eksterne lagringstjenester av dataene. 

Bruk av databehandlere og overføringer til utlandet kan også skyldes at selskapet er en del av Hyundai-konsernet, og at øvrige deler av dette konsernet bistår med behandlingen av personopplysningene til Hyundai.

Enhver bruk av databehandlere og overføring av personopplysninger til utlandet vil skje i samsvar med gjeldende lovkrav og selskapets retningslinjer. Grunnlaget for overføringer til utlandet vil normalt være overføringsavtaler basert på EUs standardklausuler.

En oversikt over selskapets bruk av databehandlere og overføringer av personopplysninger til utlandet vil gis av selskapet på forespørsel.

9. Sikkerhetstiltak

Selskapets personopplysninger om kundene vil undergis egnede sikkerhetstiltak, basert på utførte risikovurderinger. Nærmere opplysninger om disse risikovurderingene og sikkerhetstiltakene kan fås ved henvendelser til selskapet.

10. Hvor lenge oppbevarer vi opplysningene

Personopplysninger om våre kunder skal kun oppbevares så lenge det er behov for ut fra formålet med behandlingen, og skal deretter slettes.

Vi kan bevare kundeopplysninger om en bils eiere i bilens levetid, og uansett i minst 5 år etter siste leveranse er gjort til den enkelte kunden. Denne oppbevaringsperioden er begrunnet med mulige reklamasjoner og andre etterspill forbundet med kundeforholdet, samt behovet for å ha tilgang til kjøretøyshistorikk i tilfelle av blant annet ulykker eller produkttilbakekall, samt historikk rundt kontakter og leveranser ved forespørsel fra kunden, og forpliktelser vi har etter gjeldende bokføringsregler.

11. Henvendelser og markedsføring

Selskapet vil i den grad det er tillatt etter gjeldende lovgivning kunne sende forskjellige typer henvendelser til kunden så lenge kundeforholdet består, herunder også markedsføringshenvendelser. Det vil ved markedsføringshenvendelse pr telefon, e-post eller SMS bli gitt anledning til å reservere seg mot ytterligere slike henvendelser. 

12. Dine rettigheter som registrert

Hvis vi har registrert personopplysninger om deg, vil du ha visse rettigheter etter loven til blant annet å kunne kreve innsyn i hvilke opplysninger selskapet behandler om deg, og på visse vilkår å kunne kreve bl.a. sletting eller korrigering av opplysninger. Du kan også fremme innsigelser mot behandlingen eller kreve begrensninger i denne, samt kreve overføring av personopplysningene om deg til andre (dataportabilitet). Hvis du har gitt samtykke til behandlingen av personopplysninger, har du rett til når som helst trekke tilbake dette samtykket. Osloveien Bil AS vil overholde sine forpliktelser i så måte, og om du vil gjøre gjeldende slike rettigheter kan kontakte selskapet som angitt i punkt 2 ovenfor. Dersom du er uenig i hvordan vi behandler personopplysninger om deg, kan du også klage oss inn til Datatilsynet.